5 Fehler bei der CRM-Einführung
- Wahl des falschen CRM-Systems
- Fehlende Schulung Ihres Teams
- Mangelhafte Grundeinstellungen Ihres CRMs
- Unsaubere Datenpflege im CRM-System
- Zu viele veraltete Daten
1. Wahl des falschen CRM-Systems
Klar, für das falsche CRM-System entscheidet sich niemand absichtlich. Doch oft wird bei Software an der falschen Stelle gespart. Ist ein CRM erst einmal eingeführt, kommt es oft zum Sunken-Cost-Effect. Unternehmen halten also aus Kostengründen an einem unzureichenden System fest, was ihr Wachstum langfristig einschränkt.
Auch der Budgetplan kann zum Stolperstein werden. Die Kosten für ein CRM-System und dessen Einführung variieren stark. Viele Softwares, wie z.B. HubSpot oder Salesforce bieten kostenlose Testversionen und Beratungen an. Nehmen Sie sich die Zeit und investieren Sie nicht überhastet in ein unpassendes CRM-System.
Ablauf für die Auswahl des richtigen CRM-Systems
2. Fehlende Schulung Ihres Teams
CRM-Systeme wirken im ersten Moment sehr komplex - Kein Wunder bei der Anzahl an Features, die einige Systeme bieten. Machen Sie also nicht den Fehler und lassen Ihre Mitarbeiter:innen das CRM selbst erkunden. Es bringt Ihnen nichts, wenn Sie Ihr Leadmanagement mit Ihrem CRM verbessern wollen, aber das Wissen zur Ausschöpfung des vollen Potenzials fehlt.
Organisieren Sie Coachings und Schulungen, damit Ihr Team noch vor der CRM-Einführung fit für das neue System ist.
Auch wenn Sie auf ein anderes CRM umstellen, ist es ratsam, die Unterschiede zu beleuchten.
3. Mangelhafte Grundeinstellungen Ihres CRMs
Der Ablauf bei der CRM-Einführung nimmt viel Zeit in Anspruch. Machen Sie jedoch nicht den Fehler, die CRM-Grundeinstellungen eben „abzufrühstücken“ oder gar zu überspringen. Die Grundeinstellungen Ihres CRMs sind u.a. essenziell für reibungslose Automatisierungen und Workflows. Dort legen Sie auch die Verwaltungsrechte innerhalb Ihres Teams fest, damit die Verantwortungen klar zugeordnet sind.
Mit einem CRM verwalten Sie ebenfalls personenbezogene Daten Ihrer Kunden. Eine ordnungsgemäße Datenschutzeinstellung ist von höchster Priorität. Gerade bei CRM-Systemen, die in Ländern mit lockeren Datenschutzgesetzen entwickelt wurden (z.B. USA), müssen diese oft manuell eingestellt werden. Ignorieren Sie diese Einstellungen, kann das im Ernstfall rechtliche Konsequenzen mit sich bringen.
4. Unsaubere Datenpflege im CRM-System
Hier schleicht sich der nächste häufige Fehler bei der CRM-Einführung ein. Sind die Kundendaten unsystematisch im CRM eingepflegt, kann es zu inkorrekten Einträgen und Duplikaten kommen. Das resultiert in einer fehlerhaften Weiterverarbeitung und Störungen bei der Automatisierung von Geschäftsabwicklungen oder Kontaktaufnahmen.
Gehen Sie die Kundeninformationen systematisch durch und kategorisieren Sie sie. Das kann je nach Anzahl Ihrer Kunden ein aufwändiger Prozess sein. Planen Sie also genügend Zeit für diesen Schritt im Ablauf der CRM-Einführung ein.
5. Zu viele veraltete Daten
Irrelevante Kundeninformationen sind ein Störfaktor, der Ihr CRM überquellen lässt. Besonders veraltete Daten, wie z.B. Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder ehemalige Ansprechpartner, können Ihr Marketing und Sales negativ beeinflussen. Natürlich fällt Ihre Marketing-Performance schlecht aus, wenn nur die Hälfte Ihrer Kontakte überhaupt eine E-Mail oder Ähnliches erhält.
Dieser Fehler ist nicht allein auf die Einführung Ihres CRMs begrenzt. Kontrollieren Sie auch im weiteren Gebrauch Ihres CRMs Ihre Kundendaten, ob diese weiterhin aktuell sind. Achten Sie besonders auf die Qualifizierung Ihrer Marketingkontakte. Diese sind im CRM-System gesondert klassifiziert, wodurch Sie erweiterte Möglichkeiten zur Kontaktautomatisierung haben. Insbesondere für B2B-Unternehmen sind Tools für Marketingkontakte sehr hilfreich, da hier die Kundenbindung einen hohen Stellenwert hat. Die Anzahl der Marketingkontakte ist jedoch i.d.R. begrenzt.
Fangen Sie schon bei der CRM-Einführung an, veraltete Daten zu identifizieren und auszuordnen. Denn Sie wollen sicher nicht rückwirkend die veralteten Daten mehrerer Jahre aufarbeiten müssen.